Dispõe sobre o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul, e dá outras providências.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais,
Resolve editar o seguinte Provimento:
ART. 1º - A atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD -, do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul, será regulada pelas normas estabelecidas no Regimento Interno constante do Anexo Único deste Provimento.
ART. 2º - Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação.
PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 27 de setembro de 2002.
CLÁUDIO BARROS SILVA,
Procurador-Geral de Justiça.
Registre-se e publique-se.
Jorge Antônio Gonçalves Machado,
Diretor-Geral.
DJE DE 04/10/2002.
ANEXO ÚNICO
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
CPAD/Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul
REGIMENTO INTERNO
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
ART. 1° - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul - CPAD/MP -, constituída pela Portaria nº 1867, de 11 de julho de 2002 do Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos, tem por finalidade:
I- analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do Ministério Público, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.073 da Presidência da República, de 03 de janeiro de 2002 e a Resolução nº 7, do
CONARQ, de 20 de maio de 1997;
II- aprovar e instituir normas voltadas para a transferência, recolhimento, armazenamento, acesso e eliminação de documentos de arquivo no âmbito do Ministério Público;
III – aprovar e acompanhar a implantação da Política de Gestão da Informação, no que diz respeito à informação de natureza arquivística; Redação alterada pelo Provimento nº 45/2003.
IV- aprovar e deliberar sobre o controle da produção, do tratamento, da destinação e do acesso aos documentos produzidos e acumulados no Ministério Público.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA
ART. 2° - Para a consecução de suas finalidades, compete à CPAD/MP:
I- estabelecer regras (diretrizes) referentes à produção, movimentação e armazenamento de documentos a serem cumpridas por todas as Unidades Administrativas responsáveis pelo recebimento, registro, movimentação e guarda documental;
II- propor políticas de preservação dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados no Arquivo Geral do Ministério Público;
III- instituir rotinas e procedimentos contidos em manuais e notas técnicas referentes à transferência, recolhimento, armazenamento, acesso e eliminação de documentos a serem adotados por todas as Unidades Administrativas do Ministério Público;
IV- propor e acompanhar a qualificação dos operadores responsáveis pela gestão de documentos em suas respectivas Unidades Administrativas;
V- estabelecer rotinas e procedimentos, contidos em atos normativos, referentes ao controle da produção, tratamento, destinação e acesso aos documentos produzidos e acumulados no Ministério Público.
CAPÍTULO III
DA COMPOSIÇÃO
ART. 3° - Compõem a CPAD/MP:
I- Presidente;
II- Membros efetivos;
III- Membros suplentes;
IV- Membros eventuais.
§ 1° A Presidência da Comissão será exercida por um Membro do Ministério Público designado pelo Procurador-Geral de Justiça;
§ 2° Os membros efetivos serão em número de cinco, escolhidos entre servidores lotados nas seguintes unidades administrativas:
a. Divisão de Documentação;
a. Unidade de Gestão Documental; (Redação alterada pelo Provimento nº 93/2015)b. Divisão de Informática;
b. Divisão de Tecnologia da Informação e Comunicação; (Redação alterada pelo Provimento nº 93/2015)c. Divisão de Desenvolvimento Organizacional;
c. Gabinete de Articulação e Gestão Integrada;(Redação alterada pelo Provimento nº 38/2011)
d. Secretaria da Corregedoria-Geral do Ministério Público;
e. Memorial do Ministério Público (Assessor Bacharel em História). (Alínea acrescentada pelo Provimento nº 93/2015)
§ 3º Os membros suplentes, em número de seis, serão nomeados obedecendo o seguinte:
a. O Presidente suplente será designado pelo Procurador-Geral de Justiça dentre os Membros do Ministério Púbico;
b. Os suplentes dos membros efetivos serão escolhidos entre servidores lotados nas Unidades Administrativas referidas nas alíneas "a" a "d" do parágrafo anterior.
§ 3º Os membros suplentes, em número de sete, serão designados obedecendo ao seguinte: (Redação alterada pelo Provimento nº 09/2013)
I - O 1º e o 2º Presidentes suplentes serão designados pelo Procurador-Geral de Justiça dentre os Membros do Ministério Púbico;
II - Os suplentes dos membros efetivos serão escolhidos entre servidores lotados nas Unidades Administrativas referidas nas alíneas "a" a "d" do parágrafo anterior.
§ 3º Os membros suplentes, em número de seis, serão designados obedecendo ao seguinte: (Redação alterada pelo Provimento nº 93/2015)
I - O Presidente suplente será designado pelo Procurador-Geral de Justiça dentre os Membros do Ministério Púbico;
II - Os suplentes dos membros efetivos serão escolhidos entre servidores lotados nas Unidades Administrativas referidas nas alíneas "a" a "e" do parágrafo anterior.
§ 4° Os membros eventuais serão consultados por escrito ou convidados/convocados para opinar nas reuniões da CPAD/MP.
ART. 4° - Os membros que compõem a CPAD/MP poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do artigo. 5° deste Regimento.
Parágrafo único. A substituição se dará por ato do presidente da CPAD/MP.
ART. 5° - A ausência injustificada de qualquer membro da CPAD/MP, por 3 (três) reuniões sucessivas, no período de 1 ano, ensejará na sua substituição.
ART. 6º - O mandato dos membros da Comissão será de dois anos, admitida recondução.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO
ART. 7° - A CPAD/MP ficará estabelecida no mesmo local onde for a Unidade de Arquivo, responsável pela centralização do Arquivamento de documentos.
Art. 7º A CPAD/MP ficará estabelecida no mesmo local onde for a Unidade de Gestão Documental, responsável pela centralização do Arquivamento de documentos. (Redação alterada pelo Provimento nº 93/2015)
ART. 8° - As deliberações da CPAD/MP serão feitas em suas reuniões e formalizadas em atos normativos.
Parágrafo único. Compete aos membros efetivos, individualmente ou em grupos, a operacionalização dos encaminhamentos aos assuntos tratados e deliberados nas reuniões da CPAD/MP.
ART. 9° - A CPAD/MP se reunirá ordinariamente uma vez por mês ou extraordinariamente a qualquer tempo de acordo com artigo 14 deste Regimento.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 10 Ao Presidente da CPAD/MP incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especificamente:
I. convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da Comissão;
II. consolidar a pauta das reuniões;
III. representar a CPAD/MP junto aos órgãos de Administração do Ministério Público ou designar quem o faça;
IV. presidir as reuniões do grupo;
V. delegar atribuições aos demais membros;
VI. convidar ou convocar, a seu critério ou por indicação dos membros da CPAD/MP, autoridades ou técnicos, para comparecer às reuniões, sem direito a participação nas deliberações;
VII. fazer cumprir este Regimento;
VIII. decidir sobre questões omissas neste Regimento;
IX. designar membro efetivo para compor a Secretaria da Comissão;
X. dar encaminhamento às deliberações da CPAD/MP;
XI. elaborar e divulgar, semestralmente, relatório das atividades e das ações originadas de decisões da CPAD/MP;
XII. proceder atos de substituição de membros da CPAD/MP, de acordo com exposto no artigo 4° e parágrafo único e no artigo 5°;
XIII. assinar as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação, nos casos de documentos não contidos na Tabela de Temporalidade.
Seção II
Da Secretaria da Comissão
ART. 11 - Ao membro designado para secretariar a Comissão compete, além do previsto no artigo 12:
I. elaborar as atas e encaminhá-las aos demais membros da CPAD/MP;
II. elaborar as correspondências e expedi-las;
III. elaborar os instrumentos convocatórios e submetê-los à apreciação do Presidente da Comissão;
IV. organizar e manter atualizados os arquivos da CPAD/MP;
V. organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária.
Seção III
Dos Membros Efetivos
ART. 12 - Aos membros efetivos da CPAD/MP incumbe:
I. participar das reuniões da Comissão, discutir e deliberar sobre os assuntos constantes da pauta;
II. participar, conforme deliberação da Comissão, de grupo de trabalho;
III. cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da CPAD/MP;
IV. participar das atividades da CPAD/MP, mantendo a Presidência informada sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;
V. zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela CPAD/MP.
Seção IV
Dos Membros Eventuais
ART. 13 - Aos membros eventuais incumbe auxiliar a CPAD/MP nos assuntos referentes a sua área de atuação.
Parágrafo único – Os membros eventuais, quando convidados ou convocados, participarão das reuniões do grupo, discutindo e opinando sobre os assuntos relacionados a sua área de atuação.
CAPÍTULO VI
DAS REUNIÕES
ART. 14 - A CPAD/MP se reunirá:
I - ordinariamente, uma vez por mês, preferencialmente na primeira semana, por convocação do Presidente, com antecedência mínima de 03 (três) dias.
II - extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por solicitação de qualquer um dos membros da CPAD/MP, com antecedência mínima de 48 horas.
§ 1° - Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.
§ 2° - Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.
§ 3° - Ao Presidente caberá decidir as hipóteses em que não for alcançado o consenso, inclusive a decisão pelo voto.
§ 4° - A CPAD/MP deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião.
§ 5° - As deliberações da CPAD/MP serão expedidas através de atos normativos após a homologação do Procurador-Geral de Justiça.
§ 6° - As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da CPAD/MP na última reunião de cada ano.
§ 7º - O membro efetivo que não puder comparecer a uma reunião deverá comunicar a Secretaria da Comissão, sob pena de ser considerado faltoso.
§ 8º - Na ocorrência do previsto no parágrafo anterior, incumbe à Secretaria da Comissão convocar o respectivo membro suplente.
ART. 15 - As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença de pelo menos 4 (quatro) membros, incluindo o Presidente da Comissão, sendo que deve haver, no mínimo, dois de caráter efetivo.
ART. 16 - As reuniões extraordinárias da CPAD/MP serão convocadas pelo Presidente da Comissão, por iniciativa própria ou por solicitação de quaisquer um dos membros efetivos.
§ 1° - O membro proponente deverá apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos.
§ 2° O Presidente deverá, dentro do prazo estipulado no art. 14, II, encaminhar a proposta de reunião extraordinária e os itens da pauta aos demais membros para conhecimento.
ART. 17 - As reuniões serão realizadas em local a ser previamente definido.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
ART. 18 - O presente Regimento e suas alterações posteriores deverão ser submetidos à aprovação do Procurador-Geral de Justiça.
ART. 19 - Este Regimento só poderá ser alterado em reunião ordinária da CPAD/MP, sendo que a proposta de alteração deverá, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião.
ART. 20 - A CPAD/MP utilizará a estrutura material e de pessoal das Unidades Administrativas referidas nas alíneas "a" a "d", parágrafo 2º do artigo 3º.
ART. 21 - A participação de servidor como membro da CPAD/MP poderá, por iniciativa do presidente da Comissão em ato encaminhado ao Procurador-Geral de Justiça, ser registrada em seus assentamentos funcionais como sendo de caráter
relevante.
DJE DE 04/10/2002.
