Livro-ponto e efetividade de pessoal. Afastamento de Funcionário durante o período de expediente. Escala de férias e substituições. Manutenção e requisição de material. Andamento de processos. Serviços Auxiliares. Disposições legais.
ORDEM DE SERVIÇO Nº 1/78
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e objetivando
a disciplinar os procedimentos necessários ao bom andamento das atividades
administrativas desta Procuradoria, determina às diversas chefias a ele
subordinadas a observação do seguinte:
1. LIVRO PONTO E EFETIVIDADE DO PESSOAL
1.1. Com exceção dos funcionários pertencentes ao Núcleo de Serviços
Auxiliares, cujo ponto continuará sendo controlado diretamente pelo Dirigente
daquele Núcleo, os demais funcionários passarão a assinar o ponto em seu
próprio setor de trabalho, lançando no livro próprio a sua assinatura e a hora
de entrada e de saída da repartição, no início e no término do expediente,
respectivamente, na presença de quem for encarregado desse controle pela chefia
imediata.
1.2. O livro-ponto será recolhido à mesa de chefia 15 (quinze) minutos após o
início do expediente, sendo novamente liberado no horário de saída da
repartição. O funcionário que eventualmente se atrasar ou aquele que necessitar
se afastar mais cedo, deverá assinar o ponto na presença do chefe do Setor,
observados os limites legais de atraso na entrada e de antecipação na saída.
1.3. A efetividade mensal de todos os funcionários, dispensados ou não da
assinatura do livro-ponto, será encaminhada ao Núcleo de Pessoal no primeiro
dia útil do mês seguinte, mediante preenchimento do ATESTADO DE EFETIVIDADE,
modelo anexo (anexo 1). Também no mesmo prazo, os funcionários cedidos a outras
reaprtições deverão providenciar para que a sua efetividade seja encaminhada à
Unidade de Administração da Procuradoria. Este prazo deve ser rigorosamente
observado, sob pena de o funcionário não constar na Folha de Pagamento.
2. AFASTAMENTO DE FUNCIONÁRIO DURANTE O PERÍODO DE EXPEDIENTE
2.1. Os eventuais afastamentos do funcionário de seu setor de trabalho, por
qualquer motivo, deverão ser previamente autorizados por sua chefia imediata,
que deverá registrar a saída em planilha especial, conforme anexo (anexo 2).
Estas planilhas acompanharão a efetividade do funcionário, no fim do mês.
2.2. Os afastamentos com o objetivo de fazer lanche, que não devem ser
superiores a 20 (vinte) minutos, somente serão admissíveis dentro do horário
das 15 às 16 horas, a critério da Chefia de cada Setor e consultados os
interessados gerais da repartição. Nesse sentido, as diversas chefias farão uma
escala de saída dos funcionários, de maneira a não prejudicar o bom andamento
dos serviços.
2.3. Salvo o caso de necessidade de serviço, o funcionário não deverá
permanecer em Setor que não seja o de sua lotação.
3. ESCALA DE FÉRIAS E SUBSTITUIÇÕES
3.1. Até o dia 1º de dezembro de cada ano, impreterivelmente, os
Senhores-Chefes de Setores encaminharão ao Núcleo de Pessoal, a escala de
férias dos funcionários a eles subordinados, preenchendo o modelo anexo (anexo
3).
3.2. Independentemente da escala estabelecida, o funcionário deverá comunicar a
seu superior imediato, previamente e por escrito, a entrada em gozo de suas
férias regulamentares.
3.3. Qualquer modificação na escala de férias, no interesse do funcionário ou
do serviço, deverá ser solicitada à Chefia imediata e comunicada ao Núcleo de
Pessoal.
3.4. Até o dia 1º de dezembro de cada ano, os Senhores Chefes de Setores
encaminharão ao Núcleo de Pessoal as indicações dos funcionários que deverão
substituir os titulares de Funções Gratificadas e Cargos em Comissão, para a
expedição da competente Portaria, preenchendo o formulário próprio (anexo 4).
4. MANUTENÇÃO E REQUISIÇÃO DE MATERIAL
4.1. Os concertos que precisam ser feitos nas máquinas de escrever ou de
calcular, fora dos períodos de revisão, devem ser solicitados pelas chefias
respectivas ao Núcleo de Orçamento e Material que, depois de analisar as
disposições orçamentárias, e observadas as providências cabíveis, autorizará os
concertos, com a devida ciência do Coordenador da Unidade de Administração.
Idêntico procedimento deve ser adotado em relação aos concertos dos veículos
automotores da Procuradoria ou á compra de peças ou acessórios indispensáveis
para os mesmos.
4.2. Ao final do expediente, os funcionários deverão ter o cuidado de que todas
as máquinas utilizadas sejam devidamente encapadas, desligando as tomadas
elétricas da corrente, antes de iniciado o serviço de limpeza.
4.3. O material de expediente destinado aos Senhores Promotores deverá, na
medida do possível, ser fornecido para um período mínimo de 3 meses,
recomendando-se que as requisições destinadas às Promotorias do interior do
Estado sejam feitas na oportunidade em que seus titulares transitarem por esta
Capital, com o objetivo de proporcionar economia ao exíguo e desgastado
orçamento da Procuradoria.
4.4. A requisição e a transferência de material permanente deverá ser feita de
acordo com as determinações contidas na Ordem de Serviço nº 5/73, que continua
em pleno vigor. A partir desta data, todas as chefias e promotorias receberão
um bloco de talões próprios para a requisição de material de expediente e todos
os pedidos deverão ser feitos em duas vias, que serão encaminhadas ao Núcleo de
Orçamento e Material. Este atenderá o pedido ou registrará que o material está
em falta, devolvendo a 2ª via à origem, que deverá arquivá-la.
5. ANDAMENTO DE PROCESSOS
5.1. Até 30 dias após a entrada em vigor da presente Ordem de Serviço, todos os
Setores da Procuradoria deverão encaminhar ao Núcleo de Protocolo uma relação
dos processos em seu poder, para atualização do fichário.
5.2. Sempre que um processo for transferido de um setor para outro, deverá,
obrigatoriamente, ser acompanhado do Talão de Guia de Remessa, devidamente
anotado em duas vias pelo setor de onde sai o processo. O setor que o receber
passará recibo nas duas vias, destacando a primeira, encominhando-a ao Núcleo
de Protocolo e devolvendo o talão de guias à origem.
5.3. Quando um processo for protocolado, deverá ser encaminhado diretamente ao
Núcleo ou Setor a que se destina, não havendo necessidade de interferência
inicial do Coordenador da Unidade de Administração, o qual somente se
manifestará nos casos expressamente necessários ou quando a ele se destinar
inicialmente o processo.
6. SERVIÇOS AUXILIARES
6.1. A limpeza dos setores e corredores da Procuradoria deverá ser feita
diariamente e sempre fora do horário de expediente.
6.2. Os funcionários encarregados da limpeza deverão desligar todos os
aparelhos elétricos que encontrarem ligados, após o encerramento do expediente.
6.3. O afastamento das serventes, domésticas ou contínuos que prestam serviços
nos diversos setores da Procuradoria, durante o período de expediente, também
deverá obedecer o disposto no item 2.
6.4. A entrega e recolhimento de correspondência e Diário Oficial, deverá ser
feita diariamente, devendo a Unidade de Administração tomar as necessárias
providências para que esta tarefa não venha a sofrer solução de continuidade.
7. DISPOSIÇÕES LEGAIS
7.1. Sendo a Biblioteca um local onde deve ser mantido silêncio, que é
indispensável à realização de pesquisas tranqüilas e realmente produtivas, fica
suspenso o trânsito que vinha sendo feito pelo seu interior para acesso à
Assessoria Jurídica. Os funcionários, bem como os Senhores Promotores, deverão
utilizar, para entrada e saída, a porta exclusiva existente no corredor do 9º
andar.
7.2. Os serviços de mimemógrafo e impressão em off-set deverão ser solicitados
diretamente ao encarregado, na sala nº 5.04. Qualquer informação a respeito
poderá ser prestada pelo telefone interno, ramal 27.
7.3. Face à instalação de uma oficina destinada à realização de pequenos
serviços não especializados de concertos na Procuradoria, ficam os Senhores
Chefes de Setores autorizados a solicitar, sempre que necessário, o
comparecimento do funcionário disponível para essa tarefa, por intermédio do
Dirigente do Núcleo de Serviços Auxiliares ou diretamente pelo ramal 34.
7.4. O horário de expediente de telefonistas e ascensoristas passa a ser o
seguinte:
Telefonistas: parte da manhã: das 9h às 13h30min.
parte da tarde: das 13h30min às 18h.
Ascensoristas: 1º - das 8h30min às 12h;
das 15h30min às 17h.
2º - das 12h às 15h30min;
das 17h às 18h30min.
Na impossibilidade de cumprimento dos horários estabelecidos, por qualquer
motivo, deverão os referidos funcionários comunicar, antecipadamente, ao Núcleo
de Serviços Auxiliares, a quem estão subordinados a partir desta data, para as
devidas providências.
7.5. Tendo em vista a grande quantidade de formulários em estoque, nos quais
consta no timbre, a antiga expressão PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO, solicita-se
a todos os funcionários que, ao utilizá-los, adaptem estes dizeres à atual
denominação da PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, até que se esgote o estoque e se
imprimam novos formulários.
7.6. Os formulários anexos a esta Ordem de Serviço serão encaminhados aos
Dirigentes e Chefes de Setores, inicialmente, pelo Núcleo de Orçamento e
Material, independentemente de pedido. Em caso de falta, deverão ser
solicitados àquele Núcleo, futuramente, pela Chefia de cada setor.
7.7. Os Senhores Chefes de Setores darão ciência desta Ordem de Serviço a todos
os seus subordinados, para o cumprimento a partir desta data.
PORTO ALEGRE, 30 de outubro de 1978.
ANTÔNIO RICARDO DE MEDEIROS,
Procurador-Geral de Justiça.
